外部ツールを使ったフォーム自動返信メールの作成

自動返信メールは、手間とコスト削減に役立つだけでなく、利用者にフォームが確実に受け付けらたことや追加情報の伝達などができます。Studioには自動返信メール機能の提供はありませんが、フォーム結果の外部連携機能と外部ツールを使用すると実装可能です。

本記事では、Google スプレッドシートと Zapier を使ってStudio サイトに自動返信メールを設定する方法をご紹介します。

注意：

本記事で紹介する内容は外部ツールを使用した実装です。ツールの仕様や動作、記事に記載のない実装については、Studioチャット窓口ではサポートできません。Studioコミュニティで質問の投稿や過去の投稿をご参考にしてください。

外部ツールと連携、送信したデータは、そのツールの規約に基づいて管理されます。外部ツールにおけるデータ保護に関してStudioは一切の責任を負うことができませんのでご了承ください。連携先ツールの規約に同意した上でご利用いただきますようお願いします。

Studioフォームをスプレッドシートと連携する

事前準備

目的のフォームをGoogleスプレッドシートと連携しておく必要があります。連携方法はこちらで解説しています。

1. Zap の作成

Zapier では、「Zap」と呼ばれるオリジナルアプリを作成することで様々な機能を実現します。 Zapier アカウントを作成 / ログインした状態で、「MAKE A ZAP」を押下します。

2. トリガー App の設定

Zap のトリガーを設定していきます。

を選択したら、「Continue」をクリックします。

3. シートの選択

画面の案内に従ってフォームとの連携に使用した Google アカウントにサインインして接続し、

を選択して「Continue」をクリックします。

4. シートとの接続テスト

画面の案内に従って、シートとの連携をテストします。

うまく連携できていれば、シートに存在するフォーム回答の列を Zapier の画面から選択できます。ここで選んだ列を、このあとの工程でデータ例として使います。

5. アクション App の設定

トリガーに対するアクションを設定していきます。

を選択して、「Continue」をクリックします。

6. 自動返信メールの送信元アドレスの設定

画面の案内に従って自動返信メールの送信元としたい Gmail のアカウントと接続し、送信元アドレスを選択します。

7. 自動返信内容の作成

自動返信メールの記載内容を設定します。

各フィールドには、直接文字を打ち込むことも、ドロップダウンからスプレッドシートの特定の列の値を変数として選択することもできます。

「To:」の欄にはフォーム送信者のメールアドレスを設定しましょう。本文なども、変数をうまく組み合わせて作成していきます。

以下に、設定内容と実際に届くメールの例を示します。

8. 動作テスト

設定が完了したら Continue > Test & Continue と進み、テストメールを確認し、問題がなければ「Turn on Zap」をクリックして、自動返信設定は完了です。

実際にサイトやライブプレビューにフォームを投稿して動作をご確認ください。